قم بإعداد مساعد كابتن وقم بربط صناديق البريد الوارد الخاصة بك

اكتشف

يجيب المساعد على استفسارات العملاء في صناديق الوارد التي تربطها به، ويسلّم المحادثة إلى فريقك عندما لا يستطيع المساعدة.

الخطة والوصول: الشركات الناشئة، الأعمال أو المؤسسات الأسعار والخطط. يمكن للمسؤولين إنشاء وتحرير وحذف المساعدين. يمكن للوكلاء رؤيتهم واستخدام المختبر. يمكن لكل صندوق وارد أن يحتوي على مساعد واحد فقط.

الإعداد والتجربة

قبل أن تبدأ

• على الأقل صندوق وارد واحد للربط (الدردشة الحية، واتساب، إنستغرام، البريد الإلكتروني وغيرها).

• بعض المعرفة لإضافتها مباشرة: صفحات الموقع، ملفات PDF أو الأسئلة الشائعة. بدون معرفة لن يكون لدى المساعد ما يجيب به.

• رصيد كابتن: كل رد من المساعد على عميل يستخدم من الرصيد.

1. أنشئ المساعد

1. اذهب إلى Captain > المساعدون.

   

2. ابدأ بإنشاء المساعد الجديد:

   • لا يوجد مساعد بعد: اضغط على إنشاء مساعد جديد في الصفحة الفارغة.

     

   • لديك مساعد بالفعل: افتح مبدل المساعدين بجانب اسم المساعد واضغط إنشاء مساعد.

3. املأ: الاسم، الوصف واسم المنتج مطلوبون. الوصف يمكن أن يصل إلى 500 حرف.

   • الاسم: اسم داخلي، مثل "مساعد الدعم".

   • الوصف: ما هو هدف المساعد. اكتب الهدف، وليس التعليمات.

   • اسم المنتج: المنتج الذي يدعمه. يستخدمه عند الحديث عن منتجك. يجيب كابتن فقط عن الأسئلة المتعلقة بالمنتج الذي تذكره هنا، لذا استخدم اسم علامتك التجارية أو المنتج، وليس ميزة ضيقة.

     

4. اختر الميزات (جميعها تبدأ متوقفة):

   • توليد الأسئلة الشائعة من المحادثات المغلقة: يقترح كابتن أسئلة شائعة جديدة من المحادثات المغلقة. انظر إضافة الأسئلة الشائعة ومراجعة اقتراحات الأسئلة الشائعة في كابتن.

   • تخزين التفاصيل الرئيسية كذكريات من تفاعل العملاء. انظر استخدام ذكريات كابتن.

   • تضمين توثيق المصادر في الردود: يظهر الرد الوثيقة التي استُخدمت.

     

5. اضغط إنشاء.

   • إذا كان هذا هو مساعدك الأول، تفتح شات ووت صفحة الأسئلة الشائعة الخاصة به.

   • إذا استخدمت المبدل، تبقى شات ووت على المساعد الذي كنت تعرضه. اختر المساعد الجديد من المبدل قبل الانتقال للخطوة التالية.

     

2. ربط صندوق وارد

1. اختر المساعد الجديد من مبدل المساعدين، ثم اذهب إلى صناديق الوارد.

   

2. اضغط ربط صندوق وارد جديد، واختر الصندوق وأكد.

   

   
   حتى يتم ربط صندوق وارد، تظهر نظرة عامة على المساعد: "لم يتم ربط هذا المساعد بأي صندوق وارد حتى الآن، لذا لن يرد على المحادثات."

3. اضبط ما يقوله ومتى يغلق

افتح الإعدادات الخاصة بالمساعد.

• الإعدادات الأساسية: فعّل السماح بالوصول إلى معلومات الاتصال إذا كان يجب على المساعد استخدام تفاصيل جهة الاتصال عند الرد.

  

• إعدادات النظام:

  • رسالة التسليم للفريق: ما يقوله المساعد عند تحويل المحادثة إلى فريقك.

  • عندما يتوقف العملاء عن الرد: اختر الإجراء عند توقف العميل عن الرد ومدة الانتظار (من 5 دقائق إلى 24 ساعة؛ الإعداد الافتراضي 60 دقيقة).

    • دع كابتن يراجعها (موصى بها): يقرر كابتن ما إذا كان سيحل المشكلة أو يسلمها للفريق. هذا هو الخيار الافتراضي.

    • حل دائمًا: يقوم كابتن بحل كل محادثة بعد فترة الانتظار.

    • انتظر العميل: لا يحل كابتن المشكلة من تلقاء نفسه أبدًا. يمكنه التسليم للفريق إذا طلب العميل ذلك فقط.

  • أرسل رسالة عند الحل (مفعلة بشكل افتراضي) ترسل رسالة الحل قبل أن يحل كابتن المحادثة.

    

اختبره

1. افتح المساعد واذهب إلى المختبر.

   

2. اطرح الأسئلة الأكثر شيوعًا التي يطرحها عملاؤك. تحقق من أن الإجابات دقيقة، قصيرة وبنبرة علامتك التجارية.

   

3. اسأل شيئًا لا ينبغي أن يعرفه. تأكد من أنه يقول إنه لا يستطيع المساعدة ويعرض عليك التواصل مع فريقك. يُسلم المحادثة عندما توافق.

   

4. قد يستغرق ظهور الرد بضع ثوانٍ؛ يمكنك إبقاء الصفحة مفتوحة أثناء عمله.

   

5. ثم أرسل رسالة حقيقية إلى صندوق الوارد المرتبط، مثلًا من ويدجت موقعك، وراقب وصول الرد.

   

رسائل المختبر تستهلك من الرصيد، تمامًا مثل الردود على العملاء.

جرب التغييرات قبل حفظها

في المختبر، افتح إعدادات الاختبار لتجربة التغييرات دون التأثير على حالة المساعد. التغييرات تنطبق فقط على جلسة المختبر هذه ما لم تقم بحفظها.

• المعرفة: الصق نصًا في النص المرجعي لاختبار إجابة قبل أن يصبح وثيقة. اضغط إضافة الوثيقة نهائيًا للاحتفاظ بها.

• السيناريوهات، الإرشادات والقواعد: أضف عنصرًا مؤقتًا باستخدام الإضافة للاختبار (↵)، أو استخدم تضمين في هذا الاختبار لتفعيل أو تعطيل المحفوظ منها لهذا الاختبار. اضغط أضف السيناريو نهائيًا، أضف الإرشاد نهائيًا أو أضف القاعدة نهائيًا للاحتفاظ بها.

  

• أسفل كل رد، تفاصيل التنفيذ تعرض السيناريوهات والقواعد المستخدمة، والأدوات والدعوات وأي تحويل للمحادثة.

  

• إعادة تعيين إعداد الاختبار يمسح كل شيء مؤقت.

الاستفادة

• أضف المعرفة لاحقًا: إضافة وثائق إلى معرفة كابتن.

• حدد من يرد عليه ومتى: التحكم بمن يرد عليه كابتن وموعد الرد.

• شكل الإجابات: تعيين قواعد كابتن، الإرشادات والسيناريوهات.

• تحقق من النظرة العامة للمساعد للاطلاع على المحادثات المُدارة، تغطية المعرفة وملخص كابتن.

• سَلّم محادثة للمساعد بنفسك: في قائمة مسؤول المحادثة، اختر المساعد (فقط المساعد المرتبط بهذا الصندوق يظهر). تنتقل المحادثة إلى حالة معلقة ويتولى المساعد الإدارة، حتى ولو كانت قواعد الجمهور أو الجدولة ستتخطاها. لاستعادتها، عينها لشخص.

• استخدم مبدل المساعدين (التبديل بين المساعدين) إذا كنت تدير عدة مساعدين، مثلاً واحد لكل علامة تجارية أو لغة.

• يقرأ المساعد رسائل المحادثة العامة السابقة، بما في ذلك تلك التي أُرسلت قبل ربطه. ولا يرى أبدًا الملاحظات الخاصة.

• لمعرفة أداء المساعد، استخدم نظرة عامة الخاصة به. انظر نظرة عامة وتقارير كابتن.

استكشاف الأخطاء

أسباب أخرى، بما فيها الأسباب الصامتة: استكشاف كابتن.